Para la utilización de un sistema contable de acuerdo al artículo 40 del Código de Comercio, el comerciante al utilizar medios mecánicos y/o electrónicos sobre hojas removibles, deberá recabar la autorización de uso de medios electrónicos o mecánicos sobre hojas removibles para sus libros de contabilidad obligatorios, misma que es otorgada por la Unidad de Registro de Comercio del Viceministerio de Producción Industrial a Mediana y Gran Escala, del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural[1], siendo obligación del comerciante realizar el trámite respectivo y no así de la empresa que brinda el servicio de tercerización de la contabilidad.

Respecto a la consulta de “(…) si es necesario el registro de un sistema contable en FUNDEMPRESA como cambio operativo de las empresas unipersonales (…)”, es necesario señalar que, dentro de la canasta de trámites que se efectúa ante el Registro de Comercio concesionado a FUNDEMPRESA, existe el trámite que se denomina “Cambios Operativos”, dentro del cual se encuentra el “Cambio de Sistema Contable”, que es utilizado para ese efecto, es decir, para registrar el cambio de un sistema contable a otro, como también para el registro del Sistema Contable a ser empleado.

Es necesario aclarar que la Autorización de uso de medios electrónicos o mecánicos sobre hojas removibles es distinto al trámite del Cambio y/o registro del Sistema Contable, siendo obligación del comerciante realizar el trámite respectivo y no así de la empresa que brinda el servicio de tercerización de la contabilidad.

[1] El trámite se inicia efectuado la solicitud escrita ante FUNDEMPRESA.

De conformidad a lo dispuesto en la última parte del artículo 52 del Código de Comercio, transcurrido el lapso de los 5 años la documentación puede ser destruida, previo cumplimiento de las normas legales.

El Código de Comercio no señala específicamente cual es procedimiento de destrucción de los papeles de comercio; en la última parte del artículo 52 establece “previo cumplimiento de normas legales”, al respecto cabe señalar que de conformidad a lo dispuesto en el inciso f) del artículo 51 del Reglamento de la Dirección General de Registro de Comercio y Sociedades por Acciones aprobado por Decreto Ley N° 16833 de 19 de julio de 1979, esta entidad tenía como función “Autorizar la destrucción de la documentación contable y libros de los comerciantes luego de transcurridos cinco años de la gestión en que se ocuparon, previa inspección de los archivos, aún en los casos previstos por el Art. 53 del Código de Comercio. Sin embargo, con el transcurso de los años esta Entidad desapareció en razón de cambio de nombre, concesión del Registro de Comercio y creación de la Unidad de Registro de Comercio, dependiente del Viceministerio de Producción Industrial a Mediana y Gran Escala  del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, en esta transición, específicamente esta función, al presente no se encuentra otorgada legalmente ni la Unidad de Registro de Comercio así como tampoco a la Concesionaria del Registro de Comercio, en este contexto las normas de la entonces Dirección del Registro de Comercio y Sociedades por Acciones al presente han dejado de tener aplicación.

Sin embargo, al tratase de la documentación de un ente comercial, misma que en el marco de los artículos 63 y 64 del Código de Comercio tiene calidad de prueba, corresponde al máximo órgano decisorio al interior de la sociedad (Junta de Accionistas o Asamblea de Socios), determinar la pertinencia de la destrucción de la misma considerando si esta destrucción no afecta a derechos de los socios o accionistas o en su caso determinar la pertinencia de conservar un soporte digital de la misma.

Al respecto corresponde señalar que el artículo 40 del Código de Comercio, establece las formalidades de presentación que deben cumplir los Libros (Corporativos y Contables obligatorios) que todo comerciante (persona natural o jurídica) está obligada a llevar de acuerdo a su tipo societario.

Dentro de las referidas formalidades, el citado artículo en su parágrafo segundo y tercero establece: “(…) Serán también válidos los asientos y anotaciones que se efectúen por cualquier medio mecánico o electrónico sobre hojas removibles o tarjetas, que posteriormente, deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios que serán legalizados, siempre que faciliten el conocimiento de las operaciones y sirvan de prueba clara, completa y fidedigna.

La autorización para su empleo será otorgada por el Registro de Comercio (…)”

En este entendido, la autorización que se otorga para el uso de medios mecánicos o electrónicos sobre hojas removibles es para la conformación de los libros corporativos y contables que la empresa debe llevar, hecho que es completamente distinto a la obligación que el comerciante tiene de inscribir, de acuerdo a ley, ciertos actos y contratos comerciales, por lo que en este sentido, si bien la empresa cuenta con la referida autorización no la exime de inobservar las demás disposiciones del Código de Comercio.

Al respecto corresponde señalar que el artículo 301 del Código de Comercio establece: “(…) Las actas de las juntas generales se asentarán en el libro de “actas” y resumirán las expresiones vertidas en las deliberaciones, la forma de las votaciones y sus resultados, con indicación completa de las resoluciones adoptadas (…)”

Conforme se ha señalado en el anterior punto, el artículo 40 del Código de Comercio establece las formalidades que deben cumplir los Libros obligatorios del comerciante. En este entendido y de acuerdo al citado artículo 301 del Código de Comercio, las Sociedades Anónimas tiene la obligación de llevar un Libro de Actas de Juntas de Accionistas  y si las mismas son elaboradas a través de medios mecánicos o electrónicos sobre hojas removibles, previa autorización que le permita llevarlas de esta manera, deben ser agrupadas de forma correlativa para que posteriormente sean foliadas, notariadas, empastados y con el sello del Notario en cada una de las hojas que lo compone.

De acuerdo a lo establecido por el artículo 36 del Código de Comercio, todo comerciante está en la obligación de llevar una contabilidad adecuada a la naturaleza, importancia y organización de la empresa, además debe conservar archivados todos los documentos que respalden los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que faciliten su verificación en cualquier momento.

El artículo 39 del Código de Comercio establece “(…) La contabilidad será llevada por contadores legalmente habilitados, a quienes se aplicarán las normas reglamentarias sobre responsabilidades, régimen de actuación, remuneración y la guarda de la reserva de la contabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad del comerciante a quien prestan sus servicios. (…)” en este entendido, el comerciante, de acuerdo a políticas internas, puede contar con el servicio de un profesional independiente para efectuar el manejo de su contabilidad, sin embargo, el registro del Sistema Contable debe ser realizado por la empresa.

La primera parte el artículo 40 del Código de Comercio refiere:

“Artículo 40.- (Forma y Presentación de los Libros). Los comerciantes presentaran los libros que obligatoriamente deben llevar, encuadernados y foliados, a un Notario de Fe Publica…”

En este sentido, los libros contables que requieren de formalidades de presentación son los obligatorios, mismos que se encuentran determinados en el artículo 37 del mismo Código que establece:

 “Artículo 37.- (Clases de Libros). El comerciante debe llevar, obligatoriamente, Los siguientes libros: Diario Mayor y de Inventario y Balances, salvo que por Ley se exijan específicamente otros libros”

En cuanto a los libros de Compras y Ventas, siendo que este se constituye en un libro auxiliar no obligatorio, en el marco normativo previamente señalado, no se encuentra sujeto a formalidades de presentación.

Las formalidades del artículo 40 del Código de Comercio se aplican sobre los libros que obligatoriamente deben llevar los comerciantes, los cuales según el artículo 37 del mismo cuerpo legal corresponden a los siguientes libros de contabilidad: Libro Diario, Mayor y de Inventario y Balances; además, el Código de Comercio en sus artículos 202, 250 y 301 establece la existencia de los siguientes libros obligatorios que deben llevar las empresas de acuerdo al tipo societario, los cuales también deben de cumplir con las formalidades  de presentación establecidas por el referido artículo 40 del Código de Comercio, siendo estos: para Sociedades de Responsabilidad Limitada el Libro de Registro de Socios y para Sociedades Anónimas, el Libro de Registro de Acciones, el Libro de Actas de Juntas de Accionistas y el Libro de Resoluciones de Directorio.

El artículo 40 del Código de Comercio establece: “(…) Serán también válidos los asientos y anotaciones que se efectúen por cualquier medio mecánico o electrónico sobre hojas removibles o tarjetas que, (…). La autorización para su empleo será otorgada por el Registro de Comercio, a pedido del interesado, requiriendo resolución fundada (…)”.

En cumplimiento al artículo 40 del Código de Comercio precitado, los comerciantes que usen cualquier medio mecánico o electrónico para la elaboración de sus libros contables obligatorios, deben contar con la respectiva autorización para uso de hojas removibles, la cual debe ser solicitada por medio de un memorial presentado en FUNDEMPRESA, dirigido a la Unidad de Registro de Comercio dependiente del Viceministerio de Producción Industrial a Mediana y Gran Escala del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, cumplidos los trámites, al Unida de de Registro de Comercio, emite la Resolución correspondiente , misma que es derivada ante FUNDEMPRESA, quien procede a su registro y posteriormente se entrega al solicitante.

La emisión de nuevas acciones, en el marco del artículo 256 del Código de Comercio, sólo se da en el caso de que las precedentes han sido totalmente suscritas.

En lo que respecta al aumento y reducción del capital, se debe considerar los artículos 343 al 355 de dicho cuerpo legal.

En cuanto al contenido de los títulos representativos de acciones, se debe considerar lo señalado en el artículo 247 Código de Comercio.

Por último, en cuanto a su consulta de dónde puede “recabar mayor información” en Santa Cruz, se le comunica que la Autoridad de Fiscalización de Empresas es una Entidad reguladora del sector empresarial, que no cuenta con representación en dicha ciudad; sin embargo, toda la información normativa se encuentra en la página web de la entidad.

Conforme lo establecido en el artículo 204 del Código de Comercio vigente, la Asamblea de Socios tiene las siguientes facultades:

1. Discutir, aprobar, modificar o rechazar el balance general correspondiente al ejercicio vencido;
2. Aprobar y distribuir utilidades;
3. Nombrar y remover a los gerentes o administradores;
4. Constituir el directorio o consejo de administración y, cuando así hubieran convenido los socios, nombrar a los integrantes del órgano de control interno;
5. Aprobar reglamentos;
6. Autorizar todo aumento o reducción del capital social, así como la cesión de las cuotas de capital y admisión de nuevos. La reducción de capital es obligatoria en los términos y forma del artículo 354, en lo pertinente;
7. Modificar la escritura constitutiva;
8. Decidir acerca de la disolución de la sociedad; así como el retiro de socios; y
9. Las demás que correspondan conforme a la escritura social.

La designación de uno o más Síndicos está determinada solamente para las Sociedades Anónimas, el cual se encuentra a cargo de la fiscalización interna y permanente de la sociedad, conforme lo dispone el artículo 332 del Código de Comercio.

La pregunta formulada por su persona, no hace referencia al tipo societario al cual correspondería su Empresa, o si se trataría de una Empresa Unipersonal, sin embargo, conforme lo establece el Manual de Procedimiento de Trámites del Registro de Comercio de Bolivia, entre los requisitos exigidos para el TRAMITE Nº11, correspondiente a la “Apertura de Sucursal de Sociedad Comercial y Empresa Unipersonal constituida en Bolivia/Apertura de Agencia de Entidad Financiera”, se encuentra la presentación de: “(…) 2. Copia legalizada notarial en la que conste la transcripción del acta de aprobación de apertura de sucursal o agencia y en la que se determine la designación de representante legal de la misma (…)”, mismo que establece que dicho requisito será solamente exigible en caso de sociedades comerciales, por tal motivo, se entiende que su Empresa se trataría de una Sociedad Comercial. Al hacer referencia al “Acta”, se hace mención al Acta de Asamblea de Socios, en el caso de las Sociedades de Responsabilidad Limitada, o al Acta de Junta de Accionistas, en el caso de las Sociedades Anónimas, Acta en la cual se deberá determinar la decisión de aperturar la sucursal y se deberá nombrar al representante legal de la misma.

En este contexto, cabe señalar que, todos los asuntos concernientes a una empresa, conforme lo establecido en la escritura social de la misma, como la apertura de una nueva sucursal, deben ser aprobados mediante la celebración de una Asamblea de Socios en caso de Sociedades de Responsabilidad Limitada conforme lo señalado en el artículo 204 del Código de Comercio o en una Junta Extraordinaria de Accionistas, en el caso de Sociedades Anónimas, conforme lo dispuesto en el artículo 286 del mismo cuerpo legal. Dicha celebración, ya sea una Asamblea de Socios o Junta de Accionistas, dependiendo el tipo societario de la sociedad comercial, es transcrita en un Acta asentada en el correspondiente Libro de Actas, o en su defecto, es adjuntado al referido Libro en caso de haber sido realizado por algún medio mecánico o electrónico.

En tal sentido, dando respuesta a su consulta, es pertinente aclarar que su persona no requiere abrir un libro de actas por cada sucursal que apertura, por tanto, a fin de hacer efectivo su trámite, debe presentar ante la Concesionaria del Registro de Comercio – FUNDEMPRESA, una copia legalizada notarial del acta que apruebe la apertura de la nueva sucursal, la cual tendría que encontrarse asentada en el respectivo Libro de Actas de la empresa.

En el caso de las Sociedades Anónimas, el artículo 301 del Código de Comercio, establece la obligatoriedad de contar con un Libro de Actas de Juntas de Accionistas. En relación a la fecha de apertura de este Libro, se debe efectuar, en la misma fecha en la que la Sociedad es inscrita ante el Registro de Comercio, este argumento se sustenta en los siguientes fundamentos:

• El artículo 331 del Código de Comercio, establece que una sociedad comercial adquiere personalidad jurídica a partir del otorgamiento de la Matrícula de Comercio, es decir a partir de su registro o inscripción ante el Registro de Comercio.
• La constitución de una Sociedad Anónima se da de dos formas por acto único (artículos 219 y 220 del Código de Comercio) o por suscripción pública de acciones (artículos 222 29 y 230 del Código de comercio)
• Las actas que se labren, en los casos precedentes, forman parte constitutiva del Contrato de Constitución de la Sociedad, mismo que al ser inscrito (con el cumplimiento de formalidades establecidas por el Registro de Comercio), otorga a esta sociedad comercial, personalidad jurídica para ser sujeto de derechos y contraer obligaciones; en este contexto, es a partir de esta inscripción que como persona jurídica, reconocida debe cumplir con las obligaciones comerciales, entre ellas la de contar con el Libro de Actas de Juntas de Accionista, en el cual se labraran todas las actas de las Juntas de Accionistas que se llevaran a cabo en forma posterior.

Conforme lo establecido en los artículos 130 y 131 del Código de Comercio, las sociedades anónimas, para su inscripción en el Registro de Comercio,  deberán cumplir con los requisitos establecidos por el mismo.

Asimismo, el artículo 133 del mismo cuerpo normativo, dispone que una sociedad comercial adquirirá personalidad jurídica, es decir será sujeto de derechos y obligaciones, desde el momento de su inscripción en el Registro de Comercio, siendo que a partir de este registro es reconocido como un comerciante legalmente autorizado para el ejercicio del comercio y consecuentemente, se encuentra sujeto a las obligaciones que emergen del Código de Comercio entre ellas de contar con un Libro de Actas de Juntas de Accionistas  y un Libro de Registro de Acciones en el marco de lo dispuesto por los artículos 301 y 250 del Código de Comercio respectivamente.

En ese entendido, los Libros Comerciales de una Sociedad, tendrían que ser aperturados una vez obtenida su personalidad jurídica, es decir, una vez que la sociedad haya nacido a la vida del derecho, a partir de su inscripción ante el Registro de Comercio, aprobadas su Escritura Constitutiva y sus Estatutos, aclarándose que el Acta de Junta General Constitutiva, debe formar parte de la Escritura de Constitución.